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Erfolgreiche Newsletter schreiben

Wie Sie den direkten Draht zu Ihren KundInnen mit perfekten Newslettern optimal ausnutzen

Was macht Newsletter für Unternehmen und LeserInnen so interessant?

Newsletter ist eine Form der Content-Kommunikation, die LeserInnen direkt anspricht. Die Serienmails landen als Rundschreiben an eine bestimmte Zielgruppe direkt in den E-Mail-Postfächern der KundInnen oder Business-Partner. Wir von greatcontent senden beispielsweise regelmäßig Newsletter an unsere Kunden und freiberuflichen Linguisten. Das Schöne an Newslettern ist, dass sie nichts kosten, aber dennoch Umsätze generieren. Außerdem steigern sie die Verbundenheit der LeserInnen mit dem Unternehmen. Doch auch für die KundInnen sind Newsletter interessant, zumindest wenn sie gut gemacht sind. Auf diese Weise bekommen sie ihrem Profil entsprechende Neuigkeiten mit Mehrwert direkt ins eigene Postfach.

use case newsletter

Was macht einen Newsletter erfolgreich?

Die Botschaft eines Newsletters soll nicht nur im Postfach ankommen, sondern User sollen sie auch lesen und bestenfalls eine bestimmte, von Ihnen vorab definierte Handlung ausführen.

Dabei helfen folgende Tipps:

Betreff

Kurz und knapp sagt der Betreff in maximal 75 Zeichen was die LeserInnen erwartet.

Anrede

Ob Sie die KundInnen mit du, ihr oder einem respektvollen Sie anreden, richtet sich nach der Branche und Ihrer Zielgruppe.

Ton

Der Schreibstil ist natürlich und charakteristisch für das Unternehmen zu wählen.

Themen

Das Spektrum ist vielfältig – von Fachartikeln und News, über Angebote und Services bis hin zu Hinweisen auf passende Blogbeiträge (auch externen) sowie auf Messen, Events und Konferenzen.

Länge

Die Texte im Newsletter sind kurz und knackig. Das Design kann die Übersichtlichkeit zusätzlich steigern.

Sorgfalt

Achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik. Beim Lektorat ist das Vier-Augen-Prinzip wichtig. Wir empfehlen daher in der Regel Copywriting mit Proofreading.

Abmelde-Link

Ein Link zur Abmeldung ist gesetzlich vorgeschrieben, macht aber auch einfach ein gutes Gefühl von Freiwilligkeit. LeserInnen wollen jederzeit die Möglichkeit haben, sich wieder aus Ihrem Verteiler abmelden zu können.

Impressum

Ein vollständiges Impressum ist rechtlich für jede werbende E-Mail erforderlich, also auch für Newsletter. Es umfasst nach § 5 Abs. 1 des Telemediengesetzes Name, Postanschrift, Rechtsform und Vertretungsberechtigte, Telefon- und Faxnummer sowie E-Mailadresse und Registergericht, Registernummer sowie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

In welcher Sprache den Newsletter versenden?

Optimalerweise sprechen Sie in der Content-Kommunikation Ihre KundInnen in deren Muttersprache an. Das gilt auch für Mailings. Alle Zielländer, auf die Sie abzielen, können Sie in einem eigenen Newsletter in der jeweiligen Sprache bespielen. Das setzt allerdings voraus, dass der Verteiler gut gepflegt ist und entsprechende Daten über das Heimatland der EmpfängerInnen aufführt. Ist dies der Fall, dann lassen Sie die Inhalte des Rundschreibens in die jeweiligen Sprachen übersetzen und jede Zielgruppe erhält ihre individuelle Mail. Noch besser als eine reine Übersetzung ist eine Lokalisierung, um auch kulturelle Besonderheiten und länderspezifische Vorlieben zu berücksichtigen. So beschreibt der Newsletter Ihre Informationen, Produkte und Angebote zielgruppengerecht sowohl für Frankreich und Kanada als auch für Costa Rica oder Kenia.

Wie erkennt man den Erfolg eines Newsletters?

Diese Frage können Sie für Ihr Unternehmen nur selbst beantworten. Dabei ist die Öffnungsrate ein Faktor, aber nicht alles. Wenn zum Beispiel die Hälfte aller EmpfängerInnen eine Rundmail öffnet, aber niemand auf die enthaltenen Links klickt, ist nichts gewonnen. Wichtig ist es, die Zielgruppe mit dem Content so gut abzuholen, dass der Leser die gewünschte Handlung durchführt, also konvertiert. Um zumindest einen Anhaltspunkt zu geben: den Newsletter von greatcontent (Anmeldung hier: LINK) öffnen im Schnitt 30 Prozent der AdressatInnen. Mit ständig neuen Anmeldungen und regelmäßigen Updates der Verteiler steigern wir die Öffnungsrate stetig. Auf der anderen Seite melden sich auch immer wieder LeserInnen ab, weil sich ihre Interessen ändern. Nehmen Sie das nicht persönlich, sondern sehen Sie es als Bereinigung Ihrer Verteilerliste.

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Worauf sollten Sie beim Verteiler achten ?

Entscheiden Sie sich, wen Sie anschreiben möchten. Eventuell macht es Sinn, verschiedene Verteiler für Zielgruppen aus unterschiedlichen Ländern oder mit divergierenden Interessen zu erstellen. Wenn Sie wissen, was eine Gruppe Ihrer KundInnen interessiert, können Sie diese sehr wirksam mit genau passenden Inhalten ansprechen. Wichtig beim Aufbau der Empfängerliste ist es, sich rechtlich abzusichern. Ein Double-opt-in, also eine Rückbestätigung der Newsletter-Anmeldung, ist Pflicht. Das schützt KundInnen vor Missbrauch der eigenen E-Mail-Adresse und damit vor ungewollter Post im digitalen Postfach. Unternehmen garantiert das Verfahren einen hochwertigen Verteiler mit wirklichen Interessenten. Wählen Sie im Mailing eine direkte Anrede. Das wirkt nicht nur persönlicher, solche Mails landen auch seltener im Spam-Ordner.

Wieso landen Newsletter im Spam?

Die Zustellung von Rundmails läuft vor Eingang in die Postbox des Empfängers über dessen Provider. Seine Aufgabe ist es, alle eingehenden E-Mails nach bestimmten Regeln zu sortieren und nicht erwünschte digitale Post auszusortieren. Widerspricht Ihr Mailing den Regeln des Providers, blockt er die Mail ab (Hardbounce) oder leitet sie nicht in den Posteingang der AdressatInnen weiter. Ziel der Sortierung ist es, die EmpfängerInnen vor einer Flut an E-Mails zu schützen. Manchmal fallen aber auch bestellte und lesenswerte Newsletter unter die Spams. Optimal ist es, wenn die Adressaten Ihre Mails whitelisten. Damit geben sie an, dass die E-Mails von Ihnen als Absender willkommen sind und der Provider sortiert diese nicht als Spam aus.

Wie können Sie den Spamfilter umgehen?

Es gibt einige kleine Tricks, um den Spamfilter zu umgehen. Besonders wichtig ist dabei die Betreffzeile. Diese sollte nicht zu aufdringlich sein – verzichten Sie auf übermäßig viele Sonderzeichen oder Emojis. Auch wenn die komplette Zeile in großen Buchstaben geschrieben ist, stufen dies viele Provider als unerwünschte Werbemail und damit als Spam ein. Ebenso sollte der Absendername nicht nur aus Großbuchstaben bestehen und die Absende-Mailadresse muss tatsächlich existieren. In dem Mailing gilt es, auf ein ausgewogenes Verhältnis von Text und Bildern zu sorgen. Als Faustregel können Sie sich an einem Textanteil von etwa 2/3 orientieren. Letztendlich ist es nicht nur für die KundInnen, sondern auch für den Spamfilter wichtig, das der vorgeschriebene Abmeldelink in der Mail integriert ist.

Welche Tools und Software hilft bei der Newsletter-Erstellung?

E-Mail-Marketing-Tools gibt es wie Sand am Meer. Sie unterscheiden sich in Tarifoptionen sowie den gebotenen Funktionen für die Erstellung, Gestaltung und Zustellung der Newsletter, ebenso wie in der Auswertung der Daten nach dem Versand. Da kann es schon schwer fallen, die passende Mailing Software auszuwählen. Wichtig ist, dass die Software einfach zu bedienen ist und umfangreiche Möglichkeiten zur Individualisierung Ihres Contents bietet. In Pro-Versionen ist es in der Regel möglich, Automatismen einzurichten, A-B-Tests durchzuführen oder Autoresponder einzustellen. Gute Alternativen zum Klassiker Mailchimp sind Newsletter2Go, GetResponse oder das französische Produkt Mailjet.

Wann verschicken Sie Ihren Newsletter am besten?

Einen Newsletter sollten Sie regelmäßig verschicken, aber nur dann, wenn es auch wirklich etwas zu sagen gibt. Am besten überlegen Sie sich vorher, welche Themen Sie mit der Content-Kommunikation per Newsletter abdecken wollen. Daraufhin legt man einen Rhythmus fest, zum Beispiel jede oder jede zweite Woche. Generell ist vormittags eine gute Zeit für den Versand von Mailings. Einige Newsletter-Tools schlagen passende Mailing-Zeiten vor. Aber lassen Sie bei der Wahl des Zeitpunktes nicht Ihre Zielgruppe aus den Augen, entscheidend ist, wann Ihre KundInnen Zeit haben, E-Mails zu lesen. Das kann bei SEO-ManagerInnen mit zwei Kindern anders sein als bei StudentInnen im ersten Semester.

Wichtiger als der Zeitpunkt und ein schönes Design ist jedoch der Inhalt. Wie immer in der Content-Kommunikation gilt – ist der Inhalt nicht lesenswert, lohnt der gesamte Aufwand nicht.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie Fragen zu Ihrem Newsletter haben!

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